A compter du 1er octobre 2018, tous les acheteurs publics devront mettre gratuitement les documents de la consultation à disposition des opérateurs économiques sur un profil d'acheteur une fois l'avis d'appel à la concurrence publié (art 39 du décret sur les marchés publics). Toutes les communications et les échanges d'informations entre acheteurs et candidats devront s’effectuer par des moyens de communication électronique (art. 41).
Pour que cette obligation de dématérialisation au stade de la passation ait tout son sens, il convient d’insuffler la démarche dans toute la chaîne de l’achat, à savoir : la rédaction du marché, sa signature en interne, son passage au contrôle de légalité, son archivage et son exécution. Les avantages de la dématérialisation de bout en bout sont nombreux (gains de temps et donc d’argent) et les défis à relever aussi.
Première règle : les acheteurs publics doivent adapter à la démat’ leurs process internes. « Utiliser les mêmes que ceux pour le papier c’est comme mettre un TGV sur une ligne de chemin de fer traditionnelle : les bénéfices sont très amoindris, explique Benoît Verwaerde, responsable de la mission pilotage et système d'informations à la Métropole européenne de Lille (MEL) qui a livré des recommandations en la matière lors de la conférence de l’Association pour l’achat dans les services publics (Apasp) du 21 septembre à Haubourdin (59). Il est question de transformer les documents en données, de lier les systèmes d’information grâce à l’interopérabilité, et d’éviter la rupture de charge par une rematérialisation en cours de procédure ». Les outils doivent donc savoir communiquer pour conjurer la perte de temps et d’informations.
Deuxième règle : mesurer l’importance de la conduite du changement, notamment pour la prise en main des nombreux logiciels utiles à la démat’. « Il faut anticiper l’échéance du 1er octobre 2018 en amorçant une évolution en douceur », alerte Benoît Verwaerde.
La dématérialisation est une chaîne. Il convient de l’insuffler à tous les niveaux.
- Les enjeux au stade de la remise des offres sont notamment le temps passé à leur élaboration et la sécurisation de leur ouverture. A cet effet, « il existe un outil encore trop peu connu, mais qui a vocation à prendre de l’importance en 2018 : le service « Marché public simplifié » (MPS) qui permet de répondre à un marché en quelques clics », rappelle le professionnel. Il simplifie la candidature et permet aux entreprises de se concentrer sur l’élaboration de leur offre et de s’habituer à la démat’ progressivement.
- Les enjeux au stade de la rédaction du marché sont l’optimisation du temps passé à l’écriture, la mise en cohérence des pièces entre elles et les marchés entre eux, et la sécurisation juridique des procédures. Pour se doter d'un progiciel de rédaction, l'acheteur public doit préférer l'érgonomie et la simplicité à la performance et aux multiples fonctions.
- Une fois rédigés, les documents doivent être rangés quelque part. Il est recommandé à l’acheteur d’adopter une gestion électronique documentaire (GED) pour normaliser le nommage et le placement des fichiers en vue d’optimiser la recherche des documents par la suite. Le principe : « Les dossiers doivent survivre à leurs gestionnaires ».
- La signature du marché, c’est là où le bât blesse. Le circuit de validation (signature et paraphe) en interne doit être optimisé. "Mettre toutes les pièces d'un marché au parapheur, puis les envoyer en signature, c'est très long, souligne le praticien. En cas de numérisation de cette phase, même une panne informatique qui durerait 24 heures ferait perdre moins de temps que le process version papier."
Les recommandations : réduire au strict minimum le nombre de signataires en revoyant donc les délégations de compétence et se doter d'un parapheur électronique pour gérer les validations plus rapidement. Cela permet notamment de limiter le nombre de certificats de signature électronique nécessaires, explique le professionnel. D'ailleurs, il faudra "anticiper et ne pas attendre le 30 septembre 2018 pour se doter des certificats, car les opérateurs du domaine risquent vraisemblablement d'être très sollicités à partir de juin prochain."
- Concernant la publication, les enjeux sont le respect des obligations légales et une large publicité des informations. « Si les profils acheteurs savent tous faire leur job, la différence peut se jouer sur l’ergonomie et la simplicité, l’interopérabilité entre les systèmes d’informations et enfin l’exploitation statistiques des données de marché », signale Benoit Verwaerde pour guider les acheteurs publics dans leur choix.
- Le contrôle de légalité ne doit pas échapper à la numérisation, au risque sinon de réduire à néant le reste des efforts de dématérialisation. Benoit Verwaerde recommande aux acheteurs de choisir un opérateur de transmission et passer une convention avec la préfecture. Par ailleurs, la dématérialisation comptable ne doit pas non plus être oubliée.
- Au stade de l’exécution du marché, il convient de dématérialiser les factures, mais aussi les avenants et leur signature.
- L’archivage, souvent oublié dans la démat’, doit être géré par un système d’archivage électronique (SAE), utile pour retrouver les documents en cas de contrôle grâce à la normalisation des chemins d’accès aux documents. Il devra être lié au GED.
Si nombre de professionnels estiment qu’au 1er octobre 2018, il y aura sans doute des loupés et une à deux années de flous pour une démat’ effective, la meilleure façon d’y arriver, c’est de s’y préparer dès maintenant !
