Dans les marchés publics, le dossier de candidature permet au pouvoir adjudicateur de contrôler les capacités professionnelles, techniques et financières des candidats. Cet examen doit en principe être effectué quel que soit le montant du marché, en procédure formalisée comme en procédure adaptée, et cela en vertu de l’ relatif à la sélection des candidatures (1).
Au nombre des documents très souvent réclamés par les acheteurs publics figurent les formulaires administratifs DC1 « Lettre de candidature - habilitation du mandataire par ses cotraitants » et DC2 « Déclaration du candidat individuel ou du membre du groupement » établis par la Direction des affaires juridiques (DAJ) de Bercy (2). Si leur utilisation par l’administration n’est pas obligatoire, celle-ci peut, en revanche, en imposer l’usage aux candidats pour l’établissement de leur candidature, dès lors que les caractéristiques du marché le justifient (3). En effet, ces documents permettent de simplifier le dossier administratif du candidat, même si les entreprises n’en perçoivent pas toujours l’intérêt.
Pour alléger la tâche des entreprises soumissionnaires, un certain nombre de formalités inutiles encore fréquemment rencontrées dans les dossiers de candidature méritent d’être signalées.
Les attestations sur l’honneur et les mandats
Trop souvent, les entreprises fournissent un dossier de candidature rempli d’attestations sur l’honneur indiquant que le titulaire n’est pas frappé d’une interdiction de concourir aux marchés publics, qu’il emploie régulièrement ses salariés, qu’il a satisfait à ses obligations sociales et fiscales, etc. Toutes ces attestations sont souvent dépassées du fait de l’évolution rapide des dispositions législatives et réglementaires. Mais surtout, elles s’avèrent absolument inutiles dès lors que le formulaire DC1 a été complété et signé en original. En effet, ce formulaire a été spécialement élaboré par le ministère de l’Economie pour regrouper (dans sa page 3) tous les engagements sur l’honneur auxquels le titulaire doit souscrire.
Le formulaire DC1 indique également au pouvoir adjudicateur si le candidat répond seul ou sous la forme d’un groupement d’entreprises. Dans ce dernier cas, le formulaire permet de préciser la nature juridique du groupement, d’identifier son mandataire et de définir le contenu du mandat qui lui est confié par les autres membres du groupement. Mieux, si les cotraitants cochent en dernière page du DC1 la case commençant en ces termes : « donnent mandat au mandataire […] », le formulaire ainsi rempli les dispense alors de rédiger un mandat séparé sur papier libre destiné à habiliter le représentant du groupement (4).
Parce que les déclarations du candidat relatives à sa capacité à exécuter le marché l’engagent juridiquement, le formulaire DC1 nécessite toujours la signature originale du candidat et de ses cotraitants éventuels.
Un pouvoir adjudicateur serait fondé à rejeter une candidature présentant un DC1 non signé ou dont la signature a été photocopiée ou scannée, d’autant que le Code n’impose pas au pouvoir adjudicateur de demander la régularisation des candidatures incomplètes.
Les certificats sociaux et fiscaux
Il s’agit des certificats et attestations exigés en vertu de l’article 46 I 1° et 2° du Code des marchés publics (ou de l’article 18 I 1° et 2° du décret du 30 décembre 2005 pour les pouvoirs adjudicateurs soumis à l’ordonnance du 6 juin 2005), indiquant que le candidat a rempli ses obligations sociales et fiscales.
Rappelons que le candidat n’est pas tenu de fournir ces documents au stade du dépôt de sa candidature, puisqu’il a déjà attesté sur l’honneur être en conformité avec ses obligations sociales et fiscales. Il livre donc les documents à la demande du pouvoir adjudicateur, lorsqu’il est pressenti pour devenir l’attributaire du marché.
Dans cette hypothèse, le candidat a une option :
- soit il fournit l’ensemble des attestations exigées en vertu des textes applicables aux marchés publics, à savoir, toutes les attestations sociales indiquant qu’il est à jour de ses cotisations sociales (selon les cas : Urssaf, RSI, MSA, congés payés, Pôle emploi…) auxquelles s’ajoute l’attestation fiscale (cerfa 3666) indiquant que le candidat s’est acquitté du paiement de l’impôt sur le revenu ou sur les sociétés et de la TVA ;
- soit le titulaire demande au service des impôts compétent (service des impôts des particuliers ou des entreprises) ou, s’il en dépend, à la Direction des grandes entreprises (DGE), de lui compléter et signer le formulaire Noti 2 « Etat annuel des certificats reçus » contre le dépôt des certificats sociaux et fiscaux originaux. Dans le tableau situé en page 3 de ce document, le directeur compétent (5) ou son représentant cochera toutes les cases faisant référence aux certificats fiscaux ou sociaux qui lui auront été présentés par l’entreprise et dont il pourra ainsi attester la régularité. A noter qu’il existe une procédure optionnelle dont peuvent bénéficier les entreprises non rattachées à la DGE, par laquelle le candidat autorise son centre des impôts à recueillir directement les attestations requises (6).
Ce Noti 2 se substitue alors à toutes les attestations sociales et fiscales précédemment mentionnées. Il est donc inutile de fournir, en plus de ce document, toutes les autres attestations sociales et fiscales.
Si l’entreprise souhaite répondre à plusieurs marchés publics sur la même année civile, elle doit conserver précieusement l’original de ses attestations sociales et fiscales ou de son Noti 2, et ne distribuer aux organismes publics que des photocopies. En effet, l’arrêté du 31 janvier 2003 (7) autorise les candidats aux marchés publics à ne présenter aux pouvoirs adjudicateurs qu’une copie des certificats fiscaux et sociaux ou une copie du Noti 2.
Lorsqu’une entreprise est pressentie pour devenir attributaire d’un marché, elle n’a souvent que quelques jours pour fournir les attestations au pouvoir adjudicateur. C’est le moment de rappeler que, dans certains cas, les attestations sociales et fiscales peuvent être obtenues sur Internet. L’entreprise peut télécharger son attestation fiscale si elle paye la TVA en ligne, ainsi que l’attestation sociale sur son espace sécurisé Urssaf (8).
Les copies certifiées conformes à l’original
Les entreprises prennent souvent grand soin de certifier conformes à l’original les photocopies produites. C’est là encore complètement inutile. L’article 1 du (9) interdit aux administrations et aux organismes publics en général d’exiger des entreprises ou des particuliers des copies certifiées conformes à l’original de documents délivrés par une autre administration. En clair, les pouvoirs adjudicateurs ont l’obligation d’accepter de simples photocopies, pourvu que celles-ci soient lisibles.
Les entreprises réclament souvent la simplification des procédures et la diminution des formalités obligatoires. Elles peuvent commencer par mettre en pratique ces quelques conseils !
