Attention au délai de prescription
Premier point de vigilance avant de prendre une sanction : ne pas laisser passer le délai de prescription. Selon le Code du travail, l’employeur dispose de deux mois pour agir à compter du jour où il a connaissance des faits. « Par exemple, lors de la découverte d’un vol au moment d’un inventaire, indique Cédric Jacquelet, avocat au cabinet Proskauer, l’employeur a tout intérêt à réagir vite. Si un long laps de temps s’écoule entre les faits et leur découverte, il lui faudra apporter des éléments solides pour l’expliquer. » L’exercice de poursuites pénales interrompt par ailleurs ce délai de deux mois.
Ne pas sanctionner deux fois pour les mêmes faits
Une même faute ne peut être sanctionnée qu’une fois. Ce qui n’interdit bien entendu pas à l’employeur, en cas de répétition ultérieure des agissements fautifs par le salarié, de prendre une nouvelle sanction.
Gare aux demandes d’explications écrites
D’après un arrêt de la Cour de cassation du 6 février 2013, la procédure de demande d’explications écrites peut constituer une sanction disciplinaire. Peu importe, à ce titre, qu’elle soit de nature ou non à affecter la présence du salarié dans l’entreprise, sa fonction, sa carrière ou sa rémunération. Dans cette affaire, un employeur avait demandé plusieurs explications écrites à un salarié suite à des refus d’obéissance, avant de lui notifier un avertissement pour ce motif. La demande visait des faits présentés comme fautifs et était de plus, avec la réponse écrite du salarié, conservée dans son dossier individuel. Il ne pouvait donc faire l’objet d’une seconde sanction visant les mêmes faits.
Rechercher s’il existe des dispositions conventionnelles spécifiques
L’employeur ne saurait par ailleurs se borner au respect des règles du Code du travail. « Il faut également vérifier qu’il n’existe pas des dispositions conventionnelles spécifiques : accords d’entreprise ou de branche, relève M Jacquelet. Le non-respect d’une disposition conventionnelle est aussi important que celui d’une mesure légale, car il est de nature à invalider la sanction. »
Relire le règlement intérieur
Les sanctions doivent en outre être strictement encadrées par le règlement intérieur. Un arrêt de la Cour de cassation du 26 octobre 2010 a ainsi annulé une mise à pied, car le règlement n’en fixait pas la durée maximale. Il peut ainsi s’avérer utile de le modifier avant de se lancer dans une procédure disciplinaire.
Vérifier si la tenue d’un entretien s’impose
En principe, la convocation du salarié à un entretien n’est pas obligatoire si l’employeur envisage de notifier un avertissement ou une autre sanction de même nature sans incidence, immédiate ou non, sur sa présence dans l’entreprise, sa fonction, sa carrière ou sa rémunération. Cédric Jacquelet recommande toutefois, « pour la pédagogie de la sanction », d’échanger « de visu », même pour un avertissement. « Encore faut-il que le reproche soit suffisamment sérieux pour prendre la plume. A défaut, on préférera une franche explication orale, plutôt que de multiplier les sanctions, ce qui peut s’avérer constitutif, voire caractériser un harcèlement moral ».
Pendant l’entretien, rester factuel
« Durant l’entretien, l’employeur doit exposer au salarié des reproches étayés par des faits : la discussion doit prendre une tournure concrète », préconise Cédric Jacquelet. Mieux vaut en outre se limiter à évoquer les faits retenus à l’appui d’une éventuelle sanction. « Sans toutefois rien omettre d’important, car ce qui est passé sous silence pendant l’entretien ne pourra être pris en compte à ce titre. » Il faut enfin se garder d’informer l’intéressé de l’issue de l’entretien.
Attendre deux jours pour notifier la sanction
L’entreprise doit attendre deux jours ouvrables, et au plus tard un mois, pour informer le salarié de sa décision et notifier une sanction. Si l’entretien a lieu un jeudi, la lettre notifiant la sanction ne pourra être ainsi envoyée ou remise que le lundi suivant.
